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L’application Déclics a été conçue sur-mesure pour la mairie de Colmar et plus précisément pour son service communication. Leur besoin portait sur la création d’une plateforme d’analyse et de traitement des demandes adressées par la Directrice de Communication au personnel de la mairie.

 

La création d’une application sur-mesure 

 

Sur cette plateforme, la liste est non-exhaustive, peuvent être ajoutées autant de demandes qu’il en existe. L’intérêt est d’ajouter les travaux les plus récurrents au sein d’un service : création graphique, mise en ligne sur le site internet, diffusion sur les réseaux sociaux, annonce d’évènements…

La valeur ajoutée de cette application est sa capacité à être complètement personnalisable, selon les travaux des collaborateurs.

Autre point fort, elle permet à la Directrice de Communication de partager ses demandes en interne depuis son smartphone, qu’elle se trouve au bureau, ou à l’extérieur. En effet, cette application est totalement responsive.

La home page, imaginée comme un tableau de bord, est nommée de cette façon. À partir de celle-ci, 4 rubriques existent :

 

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  • Nouvelle demande,
  • Demandes reçues,
  • Travaux en cours,
  • Planning.

 

Même principe que pour les demandes, les rubriques peuvent être modifiées selon les préférences de l’internaute.

 

 

Nouvelle demande d’une tâche à réaliser

 

La Directrice de Communication se connecte sur la plateforme et a accès au formulaire pour saisir ses informations personnelles et choisir une tâche à effectuer.
Le contenu du formulaire varie en fonction du sujet de la demande : interne, relations presse, création graphique… Selon celle sélectionnée, il est possible de décrire sa demande, indiquer une date limite tout en pouvant y joindre un fichier.

Le collaborateur désigné par la demande reçoit une notification et un mail lui indiquant la tâche à effectuer

 

 

Demandes reçues

 

La rubrique demandes reçues offre une vision sur les travaux qui ont été assignés personnellement.

Avec le profil « administrateur », la Directrice de Communication bénéficie d’un système de notifications qui indique toute avancée, comme une demande de validation.

Vis-à-vis des collaborateurs, un ou plusieurs rappels peuvent leur être communiqués. Ces rappels sont administrables (J-1 ; H-1).

 

 

Travaux en cours

 

La troisième rubrique, les travaux en cours, offre une vue globale sur l’avancée des projets de chaque collaborateur d’une même équipe.
Une messagerie permet de communiquer directement depuis la page concernée.

Quand la tâche d’un collaborateur est effectuée, l’administrateur est prévenu à travers l’envoi d’un « panier » contenant les éléments à valider, accompagné d’un mail et d’une notification.

Une fois le travail vérifié, il est possible de le valider ou de laisser un commentaire pour modification. Le collaborateur en sera averti et les échanges pourront se faire jusqu’à validation par l’administrateur.

Lors de la validation finale, le demandeur recevra une notification/un mail.

 

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Le planning

 

La dernière rubrique, le planning, permet de gérer la charger de travail des collaborateurs en ayant une visibilité globale sur la durée choisie.

La Directrice de Communication peut visualiser le planning de chaque collaborateur et attribuer la tâche en indiquant la date à laquelle celle-ci doit être faite. Elle peut préciser son état d’urgence ou non.

 

Depuis le tableau de bord sont accessibles des statistiques globales comme :

  • Le nombre de travaux effectués,
  • Le nombre de travaux en cours,
  • Le nombre de travaux non traités,
  • Le top des collaborateurs.

 

 

 

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